Introduction
Ca y est, vous êtes décidés, vous avez envie d’organiser votre premier concours de puzzle. Vous avez une association pour porter le projet? Vous avez l’essentiel. Voyons maintenant ce qu’il va falloir prévoir.
La préparation
La salle
Première étape pour votre concours : trouver une salle. C’est elle qui va déterminer la date et la capacité de votre concours.
Si vous habitez dans une petite ville de province, contactez votre mairie ou appuyez-vous sur votre asso qui peut connaître les personnes qui s’en chargent. Très souvent l’équipe municipale sera ravie de prêter une salle pour permettre une animation dans leur ville.
Si vous ne pouvez pas vous faire prêter gracieusement une salle, il faudra explorer les salles en location, les magasins, restaurants qui pourraient vous aider dans cette tâche. Forcément cela aura un coût qui impactera le prix de la participation.
La date
Maintenant que vous avez trouvé la salle, il faut choisir la date.
Parfois, vous n’aurez pas le choix des dates de location de la salle, mais si vous avez le choix, essayez d’optimiser votre choix pour remplir votre concours. Commencez par consulter l’agenda pour voir si des concours sont déjà déclarés à proximité et évitez de prendre la même date qu’un autre concours.
Si vous savez qu’une association a l’habitude d’organiser un concours près de chez vous, demandez-leur s’ils connaissent déjà leur date et informez les de votre intention d’organiser un concours à la date choisie. Personne n’a d’intérêt à faire un concours le même jour que son voisin.
Vérifiez aussi si d’autres évènements sont prévus dans votre ville le même jour. Ça évitera de découvrir le jour même que tous les emplacements de parking sont pleins ou que des routes d’accès sont coupées.
La capacité
Une fois que vous avez votre salle et votre date, il va falloir déterminer combien de participants vous pouvez avoir au maximum.
Renseignez-vous d’abord pour savoir combien de tables et chaises sont disponibles dans votre salle ou peuvent être mises à disposition.
Récupérez ensuite un plan à l’échelle de votre salle pour faire votre plan de salle et la capacité officielle d’accueil de votre salle (à récupérer auprès de votre mairie ou du loueur).
Faites un plan de salle :
Pour une participation solo, prévoyez au minimum 80 cm x 70cm de table et une chaise avec au moins 60cm d’espace pour manœuvrer la chaise.
Pour un duo, privilégiez une table avec les participants assis face à face. Il faudra au minimum 80 cm x 70 cm de table pour un 500 pièces ou moins et le double pour un 1000 pièces.
Pour des raisons évidentes de sécurité, n’obstruez pas les sorties de secours.
Pensez à la circulation des participants et des arbitres lors du concours. C’est beaucoup mieux si tout le monde peut circuler sans gêner les autres.
Une fois votre plan finalisé en fonction de tous ces paramètres vous avez votre capacité maximum d’accueil.
Le matériel supplémentaire
En plus des tables et des chaises, il vous faudra prévoir de quoi afficher de façon visible dans toute la salle le temps qui s’est écoulé.
Que ce soit avec un écran géant ou une grande télé, tous les arbitres doivent pouvoir voir facilement le temps à noter pour les résultats des participants.
Si votre salle est grande, prévoyez un système de son pour que tout le monde puisse entendre les instructions, le top départ et le compte à rebours final.
Les bénévoles
Vous aurez besoin d’aide le jour du concours. Pensez à recruter dès que possible vos bénévoles.
Prévoyez idéalement d’avoir un arbitre pour 10 participations. Ne vous retrouvez pas tout seul à noter les temps, vous n’y arriverez pas correctement.
Accueil des personnes en situation d’handicap
Des personnes en situation de handicap peuvent venir à votre concours. En fonction du type de handicap (moteur, sensoriel, etc.), il existe des solutions simples et efficaces d’adapter votre événement.
Tout d’abord, pensez à laisser la possibilité dans vos formulaires d’inscription de signaler un handicap. Ça évitera aux personnes d’avoir à contacter les organisateurs en amont et aux organisateurs d’improviser sur place une solution. Pensez aussi à demander le moyen privilégié pour les contacter (le téléphone n’est pas le meilleur moyen de contacter une personne malentendante).
Prévoyez dans votre plan quelques places plus accessibles qui seront attribuées en priorité aux personnes qui en ont besoin notamment des personnes en fauteuil.
Des personnes peuvent avoir besoin de la présence d’un accompagnateur ou d’un chien d’assistance, il faut donc pouvoir prévoir leur présence.
Pensez à vérifier la hauteur de vos tables pour ces personnes. Une table trop haute peut être particulièrement gênante.
Pour les personnes malentendantes, prévoyez de les placer là où l’écran et le présentateur sont les plus visible. Pensez à afficher le compte à rebours pour le départ ou prévoyez un bénévole pour qu’il fasse le décompte avec ses doigts.
Dans tous les cas, demandez à la personne concernée ce dont elle a besoin. C’est toujours le meilleur moyen de ne pas se tromper.
Le planning des concours
Vous savez combien de personnes vous pouvez recevoir, maintenant il faut déterminer les types de concours que vous allez proposer.
Les concours les plus couramment proposés :
- Les concours en duo adultes. C’est sûrement le format le plus populaire et celui qui est le plus facile à remplir.
Proposez un puzzle 500 pièces pour la majorité des adultes et un 1000 pièces pour les « experts ». Si c’est le premier concours de votre région, restez sur le 500 pièces. Si vous savez qu’il y a pas mal d’habitués, proposez une catégorie expert en plus.
Durée recommandée : 2h à 2h30 pour les 500 pièces – 3h pour les 1000 pièces - Les concours en duo adulte/enfant. Si vous pensez proposer ce format prévoyez un nombre raisonnable de participants (un tiers du nombre de duos adultes environ). Il y a deux possibilités dans ce cas : un concours rapide avec un 300 pièces (à privilégier avec un public jeune) ou un concours plus long avec un 500 pièces.
Durée recommandée : 1h30 pour un 300 pièces – 2h à 2h30 pour un 500 pièces - Les concours solo. Principalement pour les adultes si vous savez que vous avez des habitués dans votre région ou pour une deuxième édition après une première édition bien remplie.
Durée recommandée pour les adultes :
500 pièces : 2h à 2h30
300 pièces : 1h30
Pour les enfants :
100 pièces : 1h (pour les plus jeunes)
200/300 pièces : 1h30 - Les marathons en équipe :
Sur plusieurs heures, avec plusieurs puzzles à enchainer. Prévoyez 50 min par puzzle de 1000 pièces. Ne prévoyez pas ce format lors de votre première édition. Il vaut mieux avoir un peu d’expérience avant.
Cette liste n’est bien entendue pas exhaustive, vous pouvez proposer d’autres formes de concours. Pensez juste à ne pas proposer quelque chose de trop difficile.
Si vous proposez plusieurs concours sur une même journée, pensez à ne pas trop mettre de temps d’attente entre les concours pour une même catégorie de personnes.
Les inscriptions
Déterminer votre tarif
Votre tarif dépend de plusieurs paramètres.
Tout d’abord de vos coûts d’organisation fixes (location de salle, matériel, etc.). Ils sont à prendre en compte quelque soit le nombre de participants. Par mesure de sécurité, divisez-les par 60% du nombre maximum de participants
Du coûts de vos puzzles. Prévoyez un budget de 10€ max pour un 300 ou 500 pièces et un budget de 12€ max pour un 1000 pièces. Ce budget vous permettra d’acquérir des puzzles de bonne qualité sans soucis. Vous pouvez prévoir plus si vous visez des puzzles haut de gamme mais évitez de prévoir moins au risque de sélectionner des puzzles de mauvaise qualité. Il vaut mieux ajouter 1 ou 2 euros au prix de votre place plutôt que de tirer le prix du puzzle au maximum. Les participants seront bien plus heureux de repartir avec un beau puzzle plutôt qu’un puzzle qui va finir à 2€ sur Vinted le lendemain.
Du but caritatif de votre concours. En effet, si vous n’avez pas envie de récolter des fonds pour votre association/organisation, vous pouvez mettre une participation à prix coutant. Dans la plupart des cas, les fonds récoltés lors des concours servent à financer un projet de l’association (voyage scolaire, matériel de sport, animations de festival, etc. )
Pour vous donner une idée, dans les petites villes de province, les participations tournent généralement autour de 15€ à 17€ pour un 300 ou 500 pièces et de 20€ pour un 1000 pièces. Il ne sera pas étonnant de trouver des prix plus élevés dans les grandes villes où la location de salle peut être coûteuse.
Vendre ses billets
Sauf si vous souhaitez volontairement restreindre votre public aux habitants de votre ville et de ses environs proches, proposez une plateforme d’inscription en ligne.
Si vous n’avez pas une plateforme existante pour votre association, vous pouvez utiliser Helloasso. Nous n’avons aucun lien avec cette plateforme mais elle s’avère être gratuite pour les associations et très pratique. Vous n’avez pas besoin de vous préoccuper de traiter pleins de mails, vous récupérez l’argent en amont du concours et vous pouvez extraire la liste des participants facilement.
Communication
Vous avez rempli toutes les étapes précédentes, il va falloir faire connaitre votre évènement !
La communication auprès de la communauté puzzle :
Il y a plusieurs façons de vous faire connaitre auprès des habitués des concours. Et vous êtes ici au bon endroit pour commencer!
- Ajoutez votre évènement à l’agenda via le formulaire sur la page. Il est mis à jour quotidiennement à minuit.
- Annoncez votre date sur notre serveur discord. Il y a plusieurs centaines de puzzleurs sur ce serveur :). En plus vous pourrez répondre directement aux questions si besoin
- Postez dans le groupe Facebook concours de puzzle, association le puzzle est dans le pré
La communication auprès de votre communauté : n’oubliez pas d’utiliser les réseaux sociaux de votre association. Vous pourriez découvrir des fans de puzzle insoupçonnés !
La communication auprès des habitants de votre ville :
Journal de la ville, affichage associatif, affiche chez les commerçants, n’hésitez pas !
Pensez à indiquer sur votre affiche de façon visible :
- La date
- Le lieu en incluant la ville et le numéro de département
Les puzzles et les lots
Acheter les puzzles pour les concours.
Pour trouver les puzzles pour vos concours, deux options s’offrent à vous.
Démarchez les éditeurs : c’est l’option qui peut s’avérer la plus intéressante financièrement mais qui demande le plus de temps et d’investissement (et de stress). À vous de trouver le bon contact et la bonne négociation.
Passez par un revendeur : selon le revendeur vous aurez accès à un prix plus ou moins intéressant. C’est une option assez facile à obtenir. Attention : certains vous conseilleront en priorité leurs marques maison ou les puzzles qu’ils ont du mal à vendre. Soyez vigilants pour le choix des puzzles !
Choisir les puzzles
Choix de la marque
Le choix de la marque, et le cas échéant, de la gamme pour un puzzle adapté à la compétition est important.
Une marque/gamme de puzzle adaptée à la compétition présentera les caractéristiques suivantes :
- Des pièces qui tiennent bien entre elles. Cela permet de déplacer des îlots de pièces, très pratique surtout pour les duos et les épreuves en équipe.
- Des formes uniques et reconnaissables de pièces. En cas de formes peu variées, on augmente radicalement la difficulté du puzzle surtout si l’illustration présente peu de détails.
Sur ces critères, nous pouvons recommander les marques suivantes (liste non exhaustive) : Ravensburger, Clementoni, Trefl pour les gammes Prime et Premium, Cherry Pazzi, etc.
Sur ces même critères nous vous conseillons d’éviter (liste non exhaustive) : Castorland, Educa, Art puzzle, Anatolian.
Choix de l’image
Si vous voulez que les participants passent un bon moment et que la plupart aient la satisfaction de finir leur puzzle dans les temps, choisissez une image facile. Sinon vous pouvez choisir une image pour les faire souffrir.
Mais qu’entend-on par image « facile » ? C’est une image qui aura un bon niveau de détails, des zones bien identifiables et uniques. L’exercice à faire : si j’ai ce puzzle, tout frais sorti de la boite et que je prends une pièce au hasard, est-ce que je saurais dire dans quelle partie du puzzle elle va ? Si oui, c’est déjà un bon signe. Est-ce qu’une zone de couleur fait plus de 30% du puzzle ? Si oui, ce n’est pas bon signe. Ce qu’il faut éviter : les puzzles avec tellement de détails qu’on ne sait pas où placer une pièce sans scanner l’image pendant 5 minutes pour chaque pièce ou, au contraire, l’aplat de couleur uniforme qui fait la moitié du puzzle.
N’hésitez pas à demander l’avis d’une personne qui a l’habitude de faire des puzzles et qui a déjà fait de la compétition.
Note sur les recommandations des revendeurs.
Que ce soit par manque d’expérience dans la compétition ou par envie d’écouler un stock qui a du mal à se vendre, un revendeur peut être de mauvais conseil dans le choix de l’image ou de la marque. Soyez vigilant.
Si vous en avez l’occasion, testez le puzzle vous-même avant de passer commande.
Les lots
Les participants aux concours font très rarement (voir jamais) les concours pour les lots. Il est donc plus important de soigner le choix du puzzle que d’avoir de gros lots. Cependant voici tout de même quelques recommandations.
Faites des lots « séparables ».
Les participants en duo ne sont pas souvent des membres d’une même famille. C’est plus souvent des amis et donc c’est tout de même plus sympa si chacun peut repartir chez lui avec une moitié équivalente du lot. Par exemple, si vous offrez des puzzles, assurez vous qu’ils sont en nombre pair.
Attention aux lots « locaux ».
Les gagnants du concours n’habitent pas forcément tout près. Un bon pour un massage dans l’institut de beauté de la ville fera certainement très plaisir à un habitant de la ville. Ce sera beaucoup moins pertinent pour quelqu’un qui a deux heures de route. Demandez le code postal de vos participants à l’inscription, cela vous permettra de redistribuer les lots en dernière minute au besoin, quitte à les faire gagner par tirage au sort parmi les participants.
Les trophées et médailles.
Ça fait un souvenir sympa et ça permet de marquer le coup. Pensez à en faire un pour chaque gagnant.
Le règlement du concours
Le règlement est un document à mettre à disposition des participants (idéalement avant même l’inscription) qui décrit le déroulement et les règles du jeu.
Dans ce règlement pensez à indiquer:
- un rappel de la date et du lieu du concours
- la durée
- le nombre de pièces du puzzle
- si vous faites une pause
- la taille des tables mises à disposition
- si les accessoires sont autorisés (plaques de tri, lumière, etc.) et si oui le nombre et dimensions autorisées.
- la règle en cas de pièces manquantes
- la façon dont sont comptées les pièces en fin de concours
Note sur les accessoires autorisés : par défaut laissez libre les participants d’utiliser les accessoires qu’ils souhaitent dans la limite de ne pas gêner les autres participants. L’utilisation de ces accessoires n’a pas d’impact notable sur les performances, autant laisser ceux qui en ressentent le besoin les utiliser.
Le concours
Vous avez la salle, les bénévoles, les places sont vendues et les puzzles sont arrivés. Que faut-il faire pour que tout se passe bien ?
La feuille de route
Quelques jours avant (une semaine environ), envoyez un mail à tous vos participants avec les informations suivantes :
- Un rappel des horaires : heure d’ouverture au public, heure de début du concours
- l’adresse de la salle
- un plan d’accès si besoin (travaux, difficile à trouver, etc.)
- le règlement du concours
- la présence ou non de buvette, activité, bourse au puzzle, etc.
Les listes des participants
Une fois les inscriptions closes, préparez la liste des participants et attribuez-leur une table sur votre plan.
Affichez la liste et le plan à l’entrée de la salle. Ainsi les participants trouveront facilement leur emplacement.
Un conseil si vous passez par une plateforme en ligne : vérifiez régulièrement les duos. Régulièrement des personnes achètent deux places pour un seul duo alors que le billet compte pour les deux personnes. Le savoir à l’avance vous permettra de régulariser la situation en amont.
La pause, la buvette et la restauration
La pause à mi-parcours (au moins 1 heure après le début) permet à l’association de récolter des fonds supplémentaires en vendant des boissons chaudes ou froides et des douceurs. Vous pouvez l’imposer sur les catégories en 500 pièces ou moins mais évitez sur les catégories expert en 1000 pièces car terminer un puzzle de cette taille en moins de 3h n’est pas forcément évident.
Si vous avez des concours le matin et l’après midi, prévoyez une offre de restauration. Pas besoin de proposer de grands plats mais ayez plusieurs options, surtout si vous êtes situés dans une zone où l’offre de restauration aux alentours est quasi inexistante. Pensez à prévoir une option vegan/sans gluten car cela permet de couvrir de nombreux régimes alimentaires en complément d’une offre plus classique.
Pendant le concours
Pendant le concours, vos arbitres devront être attentifs aux participants qui sont sur le point de terminer leur puzzle. Si c’est assez facile en début de concours, à partir d’un certain moment (généralement quand on arrive à 1h de concours) les participants peuvent finir avec des temps très proches les uns des autres. Donnez l’instruction aux participants de lever le bras quand il leur reste une trentaine de pièces à mettre pour que les arbitres les repèrent et puissent noter leur temps exact.
Notez les temps à la seconde près d’après l’unique chronomètre affiché en grand dans la salle. Vous allez voir, certains compétiteurs finissent à quelques secondes les uns des autres.
Notez tous les temps, pas que les trois premiers. Les gagnants, c’est bien, mais la plupart des participants sont juste contents de connaitre leur temps et de savoir comment ils se classent.
Comptez les pièces. Quand le temps est dépassé, comptez les pièces restantes non assemblées par trois ou plus. Mine de rien c’est un peu différent de terminer avec 3 pièces restantes ou 284 pièces restantes. Et comme dit plus haut, souvent c’est connaitre sa performance qui fait le plus plaisir aux participants.
Gardez la salle calme. Assembler un puzzle rapidement nécessite de la concentration. Laisser les enfants courir entre les tables ou faire passer Donald Duck au milieu de la salle accompagné de musique, n’est pas forcément la meilleure idée du monde. Demandez aux personnes qui ont fini et qui veulent papoter de le faire à l’extérieur de la salle.
Seule exception si vous organisez un marathon ou une épreuve longue : vous pouvez prévoir de la musique pour garder le rythme (donc pas les musiques d’Edith Piaf à 2h du matin).
Les résultats
Mettez à disposition des participants les résultats complets (par mail, sur votre page web, réseaux sociaux, etc.). Tout le monde sera content de connaitre son classement.
Les plus
Ce sont ces trucs en plus qui ne sont pas indispensables mais qui font plaisir.
La bourse aux puzzles
Mine de rien, les participants aux concours aiment les puzzles et ont souvent beaucoup trop de puzzles chez eux. Un bon moyen pour eux de vider/remplir leur collection et pour l’association de récupérer un peu d’argent en plus.
Les puzzles d’attente
Si vous avez accès à une salle en plus de celle du concours, vous pouvez mettre des puzzles participatifs à disposition des participants qui terminent assez rapidement.
Le petit truc pour en trouver : contactez les ressourceries et demandez-leur si elles ont des puzzles à vérifier. C’est l’occasion d’en vérifier plusieurs rapidement.
Si vous n’avez pas de salle supplémentaire, proposez des 500 pièces d’attente que les participants peuvent faire à leur place (pareil, demandez à la recyclerie du coin ou empruntez-les à la médiathèque).
Planification
Maintenant que vous avez une idée de tout ce qu’il y a à préparer, un petit mot sur la planification.
Dès que vous avez l’intention d’organiser un concours et que vous avez un cadre légal (association) cherchez votre salle. C’est le point névralgique de votre projet. Sans elle pas de concours et de date pour le concours.
Dès que vous avez cette information, vous pouvez faire votre rétroplanning :
- Les sponsors : commencez à chercher assez tôt. Vous pouvez commencer six mois avant la date d’échéance. Les sponsors auront assez de visibilité pour s’organiser et le projet sera assez concret pour qu’ils se projettent.
- Les puzzles : ils doivent être commandés un mois avant le concours. Plus tard vous risquez de devoir changer vos plans et d’accepter ce qu’il y a en stock même si ça ne vous plait pas. Certaines marques demandent un délai plus long (notamment les marques turques) donc prévoyez.
- L’ouverture des inscriptions : entre 4 à 6 mois avant la date du concours.
- La date limite des inscriptions : vous avez deux choix. Si vous ne voulez prendre aucun risque financier, fermez les inscriptions juste avant de commander les puzzles. Vous risquez cependant de rater pas mal d’inscriptions. Beaucoup de personnes s’inscrivent à la dernière minute. Sinon fermez les inscriptions en ligne quelques jours avant pour avoir le temps de faire les listes. Vous pourrez toujours mettre en vente les puzzles restant lors du concours.
Félicitations! Vous avez maintenant toutes les informations pour préparer votre premier concours. Et si vous avez des questions, rejoignez-nous sur notre serveur discord.